Arbeitgeber sollten die Besonderheiten der Lohnsteuer-Außenprüfung kennen

Lohnsteuer-Außenprüfungen sind eine übliche Prüfungsmöglichkeit durch die Finanzämter. Eine Besonderheit ist, dass sie z.B. auch durch eine Lohnsteuer-Nachschau eingeleitet werden können und oft mit weiteren Prüfungen durch die Sozialversicherung zeitlich verbunden sind. Die finanziellen Folgen - besonders bei unberechtigten Schätzungen von Schwarzlöhnen - können erheblich sein. 

Ein Unternehmen muss als Arbeitgeber regelmäßig die Lohnsteuer abführen, so dass sich in diesem Bereich ein besonderer Prüfungsbedarf seitens des Finanzamts ergibt. Das Finanzamt kann mit Hilfe der Lohnsteuer-Außenprüfung gem. § 42f Einkommensteuergesetz (EStG) gezielt Angelegenheiten der Lohnsteuer untersuchen, wobei die allgemeinen Regeln über die Außenprüfung gelten [50]. Zuständig ist hierfür das Betriebsstätten-Finanzamt, d. h. das Finanzamt, in dessen Bezirk sich der Betrieb oder die Betriebsstätte befindet.

Die Lohnsteuer-Außenprüfung darf wie die Betriebsprüfung nur aufgrund einer Prüfungsanordnung begonnen werden. Es gelten die allgemeinen Regeln über Außenprüfungen gem. §§ 193 ff. Abgabenordnung (AO). Insbesondere hat das Finanzamt auch hier die Befugnisse für den elektronischen Datenzugriff gem. § 147 Abs. 6 AO.

Der elektronische Datenzugriff ist in Problemfällen oft ein Thema im Laufe der Prüfung und kann zu umstrittenen Schätzungen führen.

Das Finanzamt kann hierbei vor allem prüfen, ob

• der Arbeitgeber die Lohnsteuer inkl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer richtig einbehalten und abgeführt hat,
• ein Unternehmen bzw. eine Person Arbeitgeber ist,
• der Steuerabzug bei beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern erfolgt ist,
• Werbungskostenersatz, z. B. bei Reisekosten, richtig behandelt wird,
• mit Abfindungen und Altersvorsorgeregelungen ordnungsgemäß umgegangen wird,
• die Umsatzsteuer auf Sachzuwendungen und sonstige Leistungen an die Arbeitnehmer erklärt wurde (die Umsatzsteuer wird insofern mitgeprüft) und
• die Regeln betreffend die Arbeitnehmersparzulage und des Vermögensbildungsgesetzes eingehalten wurden.

Neben den Mitwirkungspflichten des Unternehmens wie bei einer allgemeinen Außenprüfung regelt § 42f Abs. 2 EStG die besondere Mitwirkungspflicht der Arbeitnehmer: Sie müssen jede gewünschte Auskunft über Art und Höhe ihrer Einnahmen geben und auf Verlangen die in ihrem Besitz befindlichen Lohnsteuerkarten vorlegen. Diese Pflicht trifft auch Personen, bei denen die Arbeitnehmereigenschaft noch klärungsbedürftig ist.

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Sofern sich Änderungen aufgrund einer Lohnsteuer-Außenprüfung ergeben, sollte das Unternehmen auch die sozialversicherungsrechtlichen Folgerungen festgestellter Fehler beachten. Es könnte sich z. B. herausgestellt haben, dass ein Beschäftigter seitens des Unternehmens zu Unrecht nicht als Arbeitnehmer eingestuft worden ist. Eine korrigierende Erklärung an den zuständigen Sozialversicherungsträger vermeidet Säumniszuschläge und Sanktionen seitens dieser Behörden.

Typische Prüffelder der Lohnsteuer-Außenprüfung

Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung sind in der Praxis oft folgende Felder betroffen:

• Hat das Unternehmen alle Arbeitnehmer erfasst?
• Abgrenzung zwischen nicht selbständiger Arbeit und freiberuflicher Tätigkeit (z. B. stellt sich diese Frage bei der Beschäftigung von Handelsvertretern, Versicherungsvertretern und ehemaligen Angestellten als „freie Mitarbeiter“).
• Hat das Unternehmen alle Löhne einschließlich der sonstigen Zuwendungen erfasst (Kontrolle der Lohnkonten und Lohnlisten, Berechnung des geldwerten Vorteils bei einer Firmenwagengestellung)?
• Aushilfslöhne der Teilzeitbeschäftigten: Sind die Aushilfslöhne an Arbeitnehmer gezahlt worden, die die Voraussetzungen für die Lohnsteuer-Pauschalierung erfüllen?
• Bei Lohnzahlung durch Dritte muss der Arbeitgeber die Lohnsteuer abführen.
• Prüfung der Förmlichkeiten bei Lohnkonten, Lohnsteuerbescheinigungen, Aufzeichnungen über Reisekosten, Angaben für Teilzeitbeschäftigte (Dauer, Anzahl der Arbeitsstunden usw.).

Notwendige Unterlagen für die Lohnsteuer-Außenprüfung

Das Unternehmen sollte zu Prüfungsbeginn folgende Unterlagen bereithalten:

• Bilanzen oder im Fall des § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) die Einnahmen-Überschussrechnungen
• Lohnkonten mit Nachweisen (z. B. Unterlagen zu steuerfreien Vergütungen: Arbeitszeitaufzeichnungen für Zuschläge)
• Lohnjournale
• Sachkonten der Finanzbuchhaltung, die üblicherweise den Lohn betreffen
• Arbeitsverträge mit Geschäftsführern
• Abfindungsverträge
• Quittungen über Aushilfslöhne
• Verträge bzgl. Direktversicherungen
• Reisekostenabrechnungen
• Unfallversicherungsverträge
• Aufzeichnungen über die Rabatte für Arbeitnehmer
• Bei Sachbezügen: Berechnungsgrundlagen für die Ermittlung der Sachbezüge, Kauf- oder Leasingverträge der überlassenen Fahrzeuge, Mietverträge

Praxishinweis: Die Beratungspraxis zeigt, dass Lohnsteuer-Außenprüfungen oft zu Weiterungen führen können, teilweise auch zu unberechtigten Vorwürfen. Die Steueranwälte von LHP raten dazu, bei Nachfragen des Prüfers (oder gar Vorwürfen) ggf. das Gespräch zu suchen. Hier kann sich eine Besprechung mit Steueranwalt und laufendem Steuerberater (seine Teilnahme ist kein Muss) anbieten.