Registrierkassen: Risiko Betriebsprüfung bei alten Modellen

Die Bundesregierung hat am 13.7.2016 den Entwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen beschlossen. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen.

Für Unternehmen der Gastronomie und des Einzelhandels besteht bereits jetzt Beratungsbedarf. Ansonsten drohen künftig Zuschätzungen in Betriebsprüfungen, wenn die Anforderungen an elektronische Kassensysteme nicht beachtet werden. Unberechtigte Schätzungen sollten abgewehrt werden.

Elektronische Registrierkassen: Kernpunkt der Neuregelung

Werden elektronische Registrierkassen eingesetzt, so muss künftig eine sogenannte technische Sicherheitseinrichtung vorhanden sein. Soweit der Grundsatz. Es gibt jedoch einige zeitliche Übergangsregelungen, die Unternehmer kennen und nicht überschreiten sollten. Diesbezüglich herrscht in der Tagespresse teilweise Verwirrung.

Was gilt zur Zeit?

Elektronische Registrierkassen müssen zur Zeit mindestens die Anforderungen des BMF-Schreibens v. 26.11.2010 (Einzelaufzeichnungspflicht) erfüllen. Dies bedeutet: Soweit technisch möglich, müssen diese technisch aufgerüstet werden, um die Einzelaufzeichnungspflicht zu erfüllen.

Vertrauensschutz: Wenn eine Registrierkasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wird bzw. wurde, die dem BMF-Schreiben v. 26.11.2010 entspricht und bauartbedingt aber nicht die neuen Anforderungen des § 146a AO (Gesetzesentwurf) erfüllen kann, so besteht Vertrauensschutz: Diese Kassen dürfen nach derzeitigem Stand bis 31.12.2022 weiter verwandt werden.

Hinweis der Steueranwälte von LHP: Die politische Diskussion geht jedoch weiter. So sieht NRW diese lange Übergangsfrist kritisch. Möglicherweise wird die Frist daher verkürzt. Wir behalten die weitere Entwicklung im Blick.

Was gilt für Kassen, die nicht aufrüstbar sind gemäß BMF-Schreiben v. 26.11.2010?

Elektronische Kassen, die die Einzelaufzeichnungspflicht nicht erfüllen, dürfen nur bis 31.12.2016 genutzt werden. Ansonsten drohen Zuschätzungen in Betriebsprüfungen. Das BMF-Schreiben v. 26.11.2010 gilt trotz GoBD und Gesetzesentwurf weiterhin. 

Was gilt für sog. offene Ladenkassen?

Offene Ladenkassen können weiterhin verwendet werden. Insofern müssen jedoch die Anforderungen an die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht beachtet werden (insbesondere Kassenbuchführung). Vorsicht: Eine Kassenführung mittels des Programmes Excel ist nicht empfehlenswert. Betriebsprüfer beanstanden regelmäßig, dass diese Daten nicht manipulationssicher sind.

Die Praxiserfahrung zeigt, dass die Anforderungen an die Aufzeichnung und Speicherung von Kassendaten mittlerweile sehr ernst von Betriebsprüfern genommen werden. Die OFD NRW fordert ihre Betriebsprüfer zudem dazu auf, die Kassenprüfung in jeder BP vorzunehmen. Hieraus ergibt sich ein Hinzuschätzungsrisiko, wenn dort Mängel bestehen. Im Einzelfall sollte besprochen werden, welche Argumentationen tragfähig sind, um unberechtigte Schätzungen abzuwehren.