Was ist Tax Compliance?

„Compliance“ ist die strategisch gewollte und durchgeführte Gesetzesbefolgung mit einem Sicherungs- und Kontrollsystem, das vor Gesetzesverstößen und daraus folgenden Konsequenzen schützen soll. Bezogen auf die aktive Befolgung von steuerlichen Pflichten eines Unternehmens und der damit einhergehenden Vermeidung von Haftungs- und Strafrisiken spricht man im Allgemeinen von „Tax Compliance“.

Wo liegen Sinn und Zweck eines Tax Compliance Management Systems (Tax-CMS)?

Mit Hilfe eines effektiv eingerichteten Tax CMS sollen Strukturen, Arbeitsabläufe und Sachverhalte im Unternehmen bewusst gemacht, kontrolliert und erforderlichenfalls angepasst werden, die steuerliche Auswirkungen haben oder haben können. Damit soll erreicht werden, Rahmenbedingungen für steuerlich korrektes Verhalten und Handeln zu schaffen und zugleich Sensibiltät für steuerlich relevante Sachverhalte zu entwickeln. Auf diese Weise werden Steuernachzahlungen und Haftungsrisiken vermeiden oder zumindest verringert.

Im Zusammenhang mit der Fristenüberwachung ist es beispielsweise ein geeignetes Instrument zur Unterstützung der Einhaltung von Fristen und trägt somit zur Vermeidung von Verspätungszuschlägen (§ 152 AO), Säumniszuschlägen (§ 240 AO) oder im Einzelfalls auch Schätzungen (§ 162 AO) bei. Auch das Risiko von Haftungsfällen kann vermindert oder gar beseitigt werden. Komplizierte, streitanfällige oder unvollständige Sachverhalte können frühzeitig und bereits vor Abgabe der Steuererklärung erkannt und steuerlich gewürdigt werden, so dass u.a. strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder ein Ordnungswidrigkeitenverfahren wegen leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) vermieden werden. Nicht zuletzt wird ein funktionierendes Tax-CMS auch positive Auswirkungen auf Art und Umfang einer Betriebsprüfung haben. Durch die interne Kontrolle und Dokumentation kann sich die Verwaltung im Rahmen der Prüfung auf die tatsächlich streitigen Punkte konzentrieren.

Ist eine steueroptimale Ausrichtung meines Unternehmens bei Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems noch möglich?

Die Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems bedeutet nicht, dass Unternehmen auf steueroptimale Gestaltungsmöglichkeiten verzichten müssen. Tax Compliance soll vielmehr beim Ziel der Reduzierung der Steuerbelastung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen helfen. Darüber hinaus kann ein pflichtwidriges Verhalten vermieden werden. Es dürfen daher auch durchaus von der Finanzverwaltung abweichende Rechtsauffassungen vertreten werden. Jedoch unter der Prämisse, dass diese kenntlich gemacht und offengelegt werden.

Brauche ich Tax Compliance?

Ein Tax-CMS bietet in mehrerer Hinsicht Vorteile: es gewährleistet eine Organisation, bei der Sie sicher sein können, dass die geschaffenen Strukturen und Abläufe steuerrelevante Themen angemessen berücksichtigt. Das gibt Ihnen Sicherheit. Außerdem bietet ein Tax-CMS Schutz vor dem Vorwurf einer Desorganisation des Unternehmens (Ordnungswidrigkeitenrecht) oder gar dem persönlichen Vorwurf einer vorsätzlichen Steuerhinterziehung (Steuerstrafrecht). Zwar kann ein bestehendes Tax-CMS lediglich als Indiz dafür angesehen werden, dass nicht vorsätzlich oder leichtfertig gehandelt wurde (vgl. § 153 AO), jedoch haben gerade die steuerehrlichen Unternehmen ein Eigeninteresse an einem Tax-CMS, da sie hiermit dazu beitragen können, eben dieses steuerehrliche Verhalten zu dokumentieren. Daher ist das Thema „Tax Compliance“ grundsätzlich für jeden von Relevanz.

Bringt die Durchführung einer Tax Compliance Vorteile im Umgang mit dem Finanzamt?

Ein eingerichtetes und dokumentiertes Tax-CMS wird durch die Finanzverwaltung gerade im Fall von Steuererklärungsberichtigungen positiv gewertet. Denn wer es schafft, in seiner Steuerabteilung ein ganzheitliches Tax-CMS zu entwickeln, baut nicht nur intern mehr Vertrauen auf, sondern auch beim zuständigen Finanzamt. Hat sich z.B. ein Fehler in den Steuererklärungen eingeschlichen, kann ein Tax-CMS dafür Sorge tragen, den Vorwurf des Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit bei der fehlerhaften Steuerdeklaration zu entkräften und möglich machen, dass eine Korrektur der Steuererklärung als Berichtigung anstelle einer Selbstanzeige vorgenommen werden kann. Dadurch wird möglicherweise u.a. eine strafrechtliche Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung (§ 370 AO) oder ein Ordnungswidrigkeitenverfahren wegen leichtfertiger Steuerverkürzung (§ 378 AO) vermieden. Ein funktionierendes Tax-CMS wird jedoch auch positive Auswirkungen auf Art und Umfang einer Betriebsprüfung haben.

Wie gestalte ich ein Tax Compliance Management Systems aus?

Es gibt keine allgemeingültigen Vorgaben, wie ein Tax Compliance Management System auszusehen hat. Da auf die jeweiligen Gegebenheiten eines Unternehmens eingegangen werden muss, bedarf es aber ohnehin einer individuellen Ausgestaltung. Nichtsdestotrotz kann ein Hinweis zur Ausgestaltung aus mehreren Quellen abgeleitet werden. Dabei ist z.B. nach IDW ein Tax Compliance System angemessen, „wenn es geeignet ist, mit hinreichender Sicherheit sowohl Risiken für wesentliche Regelverstöße rechtzeitig zu erkennen als auch solche Regelverstöße zu verhindern“. D.h. es bedarf präventiver und erkennender Maßnahmen. Wirksam ist ein Tax Compliance Management System dann, wenn diese Grundsätze und Maßnahmen in den laufenden Geschäftsprozessen entsprechend der jeweiligen Verantwortung von den Betroffenen zur Kenntnis genommen und beachtet werden – kurz „gelebt“ werden. Es bedarf also der kontinuierlichen Überwachung, Aktualisierung, Verbesserung und der Schulung der Beteiligten.

Gibt es auch eine Tax Compliance für Teilbereiche?

Ein Tax-CMS für einen bestimmten Teilbereich ist sicherlich denkbar. So könnten z.B. Compliance-Richtlinien zur Umsatzsteuer entwickelt werden, welche den Hauptrisikofaktor vieler Unternehmen darstellt. Allerdings ist eine solche Ausgestaltung nicht sonderlich empfehlenswert. Der Begriff „Tax“ ist so zu interpretieren, dass sämtliche Steuern und Abgaben umfasst werden. Neben der Erfüllung von Steuererklärungspflichten für die unterschiedlichen Steuern und Abgaben kann sich das Tax-CMS daher auch die Erfüllung von Aufbewahrungs-, Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, aber auch auf Regelungen zur Fristenkontrolle, Zuständigkeiten für Bescheidprüfung und Einspruchsverfahren sowie Umstrukturierungen, Grenzüberschreitende Sachverhalte und Betriebsprüfungen erstrecken. Diese Auflistung ist darüber hinaus nicht abschließend.

Tax Compliance und Umsatzsteuer: Wo liegen die Schwerpunkte einer Prüfung?

Die Umsatzsteuer hat sich in den vergangenen Jahren für viele Unternehmen als größter steuerlicher Risikobereich herausgestellt. Dies ist u.a. dadurch begründet, dass sie aufgrund vorhandener Systemprobleme betrugsanfällig ist, während sie auch von wesentlicher Bedeutung für das Steueraufkommen ist und daher oftmals Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung ist.

Im Bereich der Umsatzsteuer überprüft die Finanzverwaltung daher im Rahmen von Umsatzsteuersonderprüfungen regelmäßig die Richtigkeit von Rechnungsstellungen, die Berechtigung des Vorsteuerabzugs und - insbesondere im Warenaustausch über die Grenze die Belegführung und ordnungsmäßige Buchführung.

In diesen Bereichen wird auch streng darauf geachtet, ob sich die Geschäftspartner von der Existenz und Unternehmereigenschaft des Geschäftspartners ein Bild gemacht haben. Deshalb erfordert die inhaltliche umsatzsteuerliche Würdigung jeder Leistungsbeziehung ein hohes Maß an Steuerrechtskenntnissen und setzt hohe Anforderungen an die zuständigen Mitarbeiter.

Im Rahmen eines Tax CMS für den Bereich der Umsatzsteuer würden daher gerade diese Aspekte beleuchtet werden:

• Enthalten die Rechnungen die nach § 15 UStG geforderten Merkmale?
• Werden Dauerrechnungen richtig ausgestellt?
• Sind die Leistungsbeziehungen deckungsgleich mit den Rechnungsstellungen?
• Finden umsatzsteuerliche Schulungs- und Fortbildungsmaßnahmen statt?
• Werden neue Geschäftsbeziehungen überprüft?

Tax Compliance und steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten –
Wo fängt es an?

Ein wirksames Tax Compliance Management System besteht ebenfalls aus der Erfüllung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten im Sinne der §§ 140 ff. AO. Dieser Aufgabenbereich ist nicht zu unterschätzen. Bestimmte Steuerpflichtige haben Bücher und Aufzeichnungen zu führen. Hierbei gilt der Grundsatz der vollständigen, richtigen, zeitgerechten und geordneten Buchführung (§ 146 AO). Mit Schreiben vom 14.11.2014 hat das Bundesministerium für Finanzen umfangreiche Änderungen der ordnungsmäßigen Buchführung mit Wirkung ab 01.01.2015 veröffentlicht. Betroffen sind vor allem Unternehmen die Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten in elektronischer Form mittels EDV-Systemen erfüllen. Falls die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO nicht durch eine Verfahrensdokumentation gewährleistet werden kann, kann die Finanzverwaltung dies als Mangel mit sachlichem Gewicht werten. Das Risiko der Schätzung von Besteuerungsgrundlagen nach § 162 Abs. 2 S. 2 AO wäre z.B. eine Folge.

Wie hilft mir ein Tax CMS bei der Abgabepflicht meiner Steuererklärungen oder den Mitwirkungspflichten gegenüber dem Finanzamt?

Jeder Steuerpflichtige ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Hierzu zählt ebenfalls die Umsatz- oder Lohnsteueranmeldung. Wer welche Erklärungen abzugeben hat, bestimmen die Steuergesetze. Allerdings sind die Erklärungen innerhalb bestimmter Erklärungsfristen abzugeben. Das Compliance-System sollte u.a. die internen Zuständigkeiten für die Vorbereitung und Abgabe von Steuererklärungen regeln, um z.B. eine Nichtabgabe oder eine verspätete Abgabe zu vermeiden. Selbstverständlich sollte für letzteres Gewissheit über die konkreten Abgabefristen herrschen. Ebenfalls kann eine Tax Compliance bei der Vermeidung der Abgabe von inhaltlich falschen Steuererklärungen helfen (4-Augen.Prinzip).

Im Allgemeinen obliegt jedem Steuerpflichtigen eine Mitwirkungspflicht gegenüber dem Finanzamt. Insbesondere natürlich bei Auslandssachverhalten oder Außenprüfungen. Ein Tax-CMS trägt dazu bei, dass eine Verletzung der Mitwirkungspflichten vermieden wird. Hierbei werden Compliance-Richtlinien kreiert, welche eine klare Dokumentation vorgeben, um Streitigkeiten mit der Finanzverwaltung zu vermeiden.

Ist Ihre Kasse steuerkonform?

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, hat dies den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung zur Folge. Das Finanzamt kann die Besteuerungsgrundlagen daher u.a. gemäß § 162 Abs. 2 Satz 2 AO schätzen. Wird vermutet, dass mit den unrichtigen Aufzeichnungen die tatsächlichen Verhältnisse verschleiert und Steuern hinterzogen werden sollten, wird dies darüber hinaus die Einleitung eines steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahrens zur Folge haben.

Ein Tax-CMS kann daher dabei unterstützen, dass die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten korrekt erfüllt werden. Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen in der Regel Registrierkassen, PC-Kassensysteme oder offene Ladenkassen. Diese Systeme unterliegen als Teil der Buchführung denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie Buchführungssysteme. Die Finanzverwaltung unterscheidet danach, welche Art von Kassensystemen eingesetzt wird. Danach richtet sich, welche Anforderungen an die Aufzeichnung der Daten zu stellen sind. Im Grundsatz gilt: Die Daten, die aufgezeichnet werden und die technisch vorgehalten werden können, sind auch in zumutbarer Weise aufzubewahren. Es lässt sich hierbei anführen, dass das Gesetz hierzu eine so genannte Einzelaufzeichnungspflicht vorsieht (vgl. § 238 HGB, §§ 140 bis 148 AO und § 22 UStG, d.h. alle Einnahmen und Ausgaben sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen) sowie eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren besteht.

Tax Compliance und verdeckte Gewinnausschüttung, was ist zu beachten?

Das Thema verdeckte Gewinnausschüttung stellt sich regelmäßig bei GmbHs und anderen Kapitalgesellschaften. Insbesondere überprüft die Finanzverwaltung die Leistungsbeziehungen zwischen der Gesellschaft und ihren Gesellschaftern oder nahen Angehörigen. Risiken für die Annahme einer verdeckten Gewinnausschüttung stellen sich immer dort, wo - aus Sicht der Finanzverwaltung - übermäßige Vorteile gewährt werden.

Zur Vermeidung einer verdeckten Gewinnausschüttung ist zu beachten:

• Die Vereinbarungen zwischen Gesellschafter (Beherrschenden) und Gesellschaft müssen klar, im Vorhinein getroffen und schriftlich festgehalten werden und auch tatsächlich so durchgeführt werden, wie sie vereinbart sind.
• Leistungen zwischen Gesellschaft und Gesellschafter müssen einem Drittvergleich standhalten.

Welche Hilfestellung kann der Steuerberater geben?

Ein Steuerberater kann das Unternehmen dabei unterstützen, den Ist-Zustand zu analysieren. Die Vorstellung, dass die Implementierung eines Tax Compliance Management System eine komplette Neugestaltung bisheriger Arbeitsabläufe darstellt, trügt. In der Regel wird es bereits zahlreiche Grundsätze und Maßnahmen zum Einhalten der steuerlichen Pflichten geben. In einem ersten Schritt sollten daher diese Grundsätze und Maßnahmen gesammelt werden, um z.B. als zweiten Schritt Checklisten aus den bereits existierenden Arbeitsanweisungen und Richtlinien zu entwickeln. Es wäre jedoch ebenfalls denkbar, dass der steuerliche Berater beim Entwurf und Befüllen von sogenannten Risikomatrizen unterstützt, anhand derer eine Risikoanalyse und -beurteilung vorgenommen werden sollte.

Nach Aufnahme des Status Quo kann ein externer steuerlicher Berater auch dabei helfen, aus den vorhandenen Elementen ein strategisches Tax CMS zu gestalten, mittels dessen unter Risikogesichtspunkten die zu eruierenden Zielvorgaben und Anforderungen der Geschäftsleitung umgesetzt werden können.

Neben dieser schriftlichen Dokumentation von Richtlinien, Checklisten und Arbeitsanweisungen sollten jedoch auch Kontrollvorschriften erarbeitet werden. Teile dieser Kontrolltätigkeiten könnten auf einen externen Berater ausgelagert werden. Dies könnte als weiterer Schutzmechanismus dienen, da eine Umgehung des Systems bei Kontrolle durch einen externen Dritten weniger wahrscheinlich ist, als bei einer Kontrolle durch einen Internen.

Letztlich liegt die Verantwortung über das Tax Compliance Managements System jedoch bei den gesetzlichen Vertretern des Unternehmens, auch wenn der beauftragte Steuerberater eine Vielzahl von Dienstleistungen und Unterstützungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Analyse, Implementierung und Dokumentation eines Kontrollsystems leisten kann.

Fazit von LHP Rechtsanwälte:

Das Thema „Tax Compliance“ steht aktuell im Fokus steuerlicher Diskussion – und dies nicht nur in der Fachliteratur. Aktueller Auslöser ist hier insbesondere das BMF-Schreiben vom 23.05.2016 mit dem der Anwendungserlass zur Abgabenordnung  zu § 153 AO geändert wurde und mit dem das Bundesministerium für Finanzen die Indizienwirkung eines funktionierenden Tax Compliance Management Systems darstellt. Alle Mandanten möchten selbstverständlich ihren wirtschaftlichen Erfolg steuerrechtlich absichern, so dass die Einrichtung eines Tax Compliance Management Systems empfehlenswert ist. Wir bieten Ihnen eine individuelle fundierte Beratung durch den Steuerberater oder Fachanwalt für Steuerrecht zum Thema „Tax Compliance“ an. Wir erstellen Ihnen Checklisten und geben Ihnen Anweisungen und Hilfestellungen für den täglichen Gebrauch. Unsere Sozietät verfügt über umfassendes Wissen und die notwendige Praxiserfahrung als Steueranwalt und Steuerberater, um im Einzelfall bestmöglich zu helfen. Dieses fundierte Wissen wird in unserer Sozietät gesichert durch laufende Fortbildung unserer Partner und Mitarbeiter. 

An der Erstellung dieses Artikels hat mitgewirkt:
Linda Konken
Angestellte Steuerberaterin, Diplom-Kauffrau