Wird die offene Ladenkasse in der Gastronomie vom Finanzamt noch anerkannt?

Bisher wenden viele Gastronomen eine offene Ladenkasse mit dem sog. täglichen Kassenbericht an. Dies geschieht teilweise auch als Sonder- oder Nebenkasse für besondere Events. Hierbei werden keine Einzelaufzeichnungen vorgenommen. Die aktuelle Rechtslage schafft leider keine Klarheit in diesem Bereich und soll daher hier kurz dargestellt werden.

Gastronomen haben bisher darauf vertraut, dass für eine offene Ladenkasse ein täglicher Kassenbericht genügt, damit die Kassenführung ordnungsgemäß erfolgt. Eine Einzelaufzeichnung aller Geschäftsvorfälle wird nach bisheriger überwiegender Praxis als nicht erforderlich angesehen. Hierbei stützt sich diese Praxisansicht ursprünglich auf eine alte BFH-Rechtsprechung, die aus Gründen der Zumutbarkeit bei einer Vielzahl von geringfügigen Geschäftsvorfällen an namentlich nicht bekannte Kunden keine Einzelauszeichnung verlangte (BFH, Urteil v. 12.5.1966, IV 472/60, BStBl III 1966, 371). Hierbei handelte es sich um die sog. Einzelhandelsrechtsprechung. Der BFH wollte mit dieser Rechtsprechung die Kassenführung aus Gründen der Unzumutbarkeit einer Einzelaufzeichnung erleichtern. 

Hinweise zur bisherigen Praxis

Beim Einsatz von Registrier- oder PC-Kassensystemen ist eine Einzelaufzeichnung und Speicherung technisch unproblematisch möglich und damit zumutbar. Die alte BFH-Einzelhandels-Rechtsprechung ist in diesem Fall für aktuelle Jahre keinesfalls anwendbar. Aktuelle Finanzgerichtsurteile bestätigen die Ansicht der Betriebsprüfer, dass sich die Frage der Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnung jedenfalls dann nicht mehr stellt, wenn die Einzelaufzeichnungen der Kassenumsätze tatsächlich geführt werden (FG Münster, Urteil v. 28.6.2018, 6 K 1929/15 AO, juris). Dann kann sich der Gastronom also nicht mehr auf Unzumutbarkeit berufen.

Rechtlich war die großzügige Praxis (großzügiger Anwendung der Einzelhandelsrechtsprechung) jedoch bereits früher nicht abgesichert. Zum Beispiel sind die Preise für Speisen in zahlreichen Gastronomiebetrieben nicht geringfügig und damit fehlen bereits deshalb offensichtlich die Voraussetzungen der Einzelhandelsrechtsprechung.

Gesetzliche Neuregelung schafft Unklarheit

Der Gesetzgeber hat zum 1.1.2017 die Einzelaufzeichnungspflicht ausdrücklich festgeschrieben (§ 146 Abs. Satz 1 AO). Die Neuregelung sieht vor: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“. 

Aufgrund dieser Neuregelung wird in der aktuellen Literatur teilweise die strenge Ansicht vertreten, dass jedenfalls ab dem 1.1.2017 in allen gastronomischen Betrieben Einzelaufzeichnungen erfolgen müssen. Allerdings hat der Gesetzgeber zu der Regelung der Einzelaufzeichnungspflicht gleichzeitig auch eine Ausnahmeregelung vorgesehen. So regelte er: „Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach § 146 Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht.“ (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Dies bedeutet: Bei einem Gastronomiebetrieb könnte diese Ausnahmeregelung aufgrund des Verkaufscharakters als erfüllt angesehen werden, so dass doch keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Dies ist jedoch nicht gesichert. Denn in vielen Gastronomiebetrieben spielt neben dem Verkauf auch der Dienstleistungscharakter eine Rolle. Zudem beruft sich die neue strenge Ansicht auf die Aufzeichnungspflichten aus § 22 UStG.  Hieraus leitet sie eine generelle gesetzliche Einzelaufzeichnungspflicht ab, so dass die Ausnahmeregelung ins Leere läuft. 

Kassennachschau jederzeit möglich - Kassenführung planen!

Die Steueranwälte von LHP empfehlen, dass Gastronomen mit ihrem Steuerberater die Führung der Kasse, insbesondere der offenen Ladenkasse, besprechen sollten. Ansonsten können nach vielen Jahren unliebsame Überraschungen in Betriebsprüfungen drohen. Durch die sog. Kassennachschau, die seit 2018 ohne Vorankündigung geschehen darf, kann dieses Kassenproblem bereits viel früher auftreten.

Grundsätzliches zur Kassenführung offene Ladenkasse