Betriebsprüfung in der Arztpraxis

Wie soll sich ein Arzt bei einer Betriebsprüfung verhalten?

Je besser ein Arzt seine Rechte und Pflichten während der steuerlichen Betriebsprüfung kennt, umso eher wird sich der Prüfer auf das Wesentliche konzentrieren. Mit einer Betriebsprüfung muss ein Arzt insbesondere dann rechnen, wenn der erklärte Gewinn deutlich vom Branchendurchschnitt abweicht oder die jährlichen Umsätze starken Schwankungen unterliegen.

Vorbereitung auf die Steuerprüfung

Das Finanzamt muss die Prüfung zwei bis vier Wochen vor Beginn durch eine schriftliche Prüfungsanordnung ankündigen. In dieser Prüfungsanordnung teilt es den Prüfungsbeginn und den Ort mit, an dem der Prüfer seine Prüfung durchführen wird. Falls der Prüfungsbeginn für die Arztpraxis unzumutbar ist, sollte sich der Arzt umgehend bei dem Betriebsprüfer um einen Ersatztermin bemühen. Gründe können zum Beispiel sein, dass sich ein neuer Steuerberater erst in den Sachverhalt einarbeiten muss, der Arzt erkrankt oder im Urlaub ist, oder die Arztpraxis zum Beispiel durch eine Vertretung für eine andere Arztpraxis besonders belastet ist. In kleinen Arztpraxen ist es in der Regel unzumutbar, dass dort der Ort der Prüfung sein soll. Diese kann dann in einer Steuerberaterpraxis stattfinden.

Steuerliche Selbstanzeige

Durch eine rechtzeitige Selbstanzeige und die Nachzahlung des hinterzogenen Steuerbetrages samt Zinsen kann der Arzt hinsichtlich einer Steuerhinterziehung straflos ausgehen. Ob eine solche Selbstanzeige erstattet werden sollte, ist - möglichst durch einen Spezialisten - zu prüfen. Hier ist Eile geboten: Eine sog. strafbefreiende Selbstanzeige ist ausgeschlossen, wenn die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde. Eine sog, bußgeldbefreiende Selbstanzeige ist auch danach noch möglich.

Übergabe einer Daten-CD vor Beginn der Prüfung

Häufig verlangen Prüfer bereits vor Beginn der eigentlichen Prüfung die Übergabe einer CD mit den in der EDV gespeicherten Geschäftsdaten (z.B. Buchhaltung). Sollte der Arzt zu diesem Zeitpunkt noch keine Prüfungsanordnung erhalten haben, so hat der Prüfer keinen Anspruch auf die Daten-CD. Ob dieser Wunsch zurückgewiesen wird, ist jedoch eine Frage der Zweckmäßigkeit, da eine zügige Vorbereitung und ein gutes Prüfungsklima die Prüfung im Sinne der Arztpraxis beschleunigen können.

Benennung einer Auskunftsperson

Der Inhaber der Arztpraxis sollte eine bestimmte Person, also ggf. sich selbst, als Auskunftsperson benennen, an die sich der Betriebsprüfer primär wenden soll. Hierbei muss es sich um eine Person handeln, die alle wesentlichen Abläufe in der Praxis kennt und über ihre steuerlichen Verhältnisse informiert ist. Auf diese Weise geben nicht einzelne Mitarbeiter unbedacht Auskünfte gegenüber dem Prüfer und die Auskunftsperson kann dokumentieren, welche Fragen der Prüfer stellt.

Prüfungsklima bei der Betriebsprüfung

Im Rahmen der Betriebsprüfung sollte der Arzt von Anfang an versuchen, ein konstruktives Prüfungsklima aufzubauen. Hierzu gehört eine effektive Kommunikation zwischen Arzt und Prüfer, die am besten mit einem Einführungsgespräch beginnt: ­

• Der Arzt sollte dem Prüfer einen allgemeinen Überblick über die Organisation, die Besonderheiten und die wirtschaftliche Lage seiner Praxis geben. ­
• Durch die Darstellung der Besonderheiten der Arztpraxis kann festgestellt werden, ob der Prüfer mit dieser Branche vertraut ist und besondere Kenntnisse besitzt. ­
• Gegenüber dem Prüfer sollte deutlich gemacht werden, dass der Arzt an einer zügigen und effizienten Betriebsprüfung interessiert ist. ­
• Allgemeine Fragen der Prüfungsdurchführung können hier geklärt werden. Hierzu zählen z. B. die Geschäftszeiten der Arztpraxis, das etwaige Prüfungszimmer und die Vorstellung der durch die Arztpraxis festgelegten Auskunftspersonen, damit der Prüfer seine verbindlich festgelegten Ansprechpartner kennt.

Weitere wichtige Punkte für ein effektives Prüfungsklima sind: ­

• Die Arztpraxis sollte dem Prüfer zeigen, dass sie sich gut auf die Betriebsprüfung vorbereitet hat und Unterlagen zügig vorlegen kann. ­
• Der Umgang mit dem Prüfer ist höflich, aber bestimmt und distanziert.
• Der Arzt sollte seine Rechte selbstbewusst, aber nicht überheblich geltend machen. ­
• Die Mitarbeiter der Arztpraxis müssen darauf achten, dass nur die zuständigen Ansprechpartner mit dem Betriebsprüfer sprechen. ­
• Tricks zahlen sich auf Dauer nicht aus und können das Klima vergiften. ­
• Fehlerhaftes Verhalten des Prüfers sollte unverzüglich gerügt und beim Namen genannt werden, um klar die Spielregeln zu betonen. ­
• Die Arztpraxis sollte sich ihrer Mitwirkungspflichten bei der Prüfung bewusst sein und diese im Grundsatz akzeptieren. Eine hartnäckige Weigerung zur Mitwirkung führt letztlich zu teuren Steuerbescheiden, die allenfalls mühsam - ggf. durch gerichtliche Hilfe - angefochten werden können.

Besichtigung der Arztpraxis

Die Besichtigung der Arztpraxis ist aus Sicht des Prüfers ein zwingender Bestandteil seiner Sachverhaltsermittlung. Er hat das Recht, die Praxis - nicht jedoch Privaträume - zu betreten und zu besichtigen. Es ist zweckmäßig, im Anschluss an das Einführungsgespräch eine Betriebsführung anzubieten.

Rechte während der Steuerprüfung

Die Arztpraxis hat ein Recht darauf, während der Prüfung laufend über die festgestellten Sachverhalte informiert zu werden. Der Prüfer darf den Arzt also nicht erst in der Schlussbesprechung mit seinen Ergebnissen "überrumpeln". Eine Ausnahme besteht jedoch dann, wenn der Prüfer den Verdacht einer Steuerstraftat hat, da er dann die Steuerfahndung einschalten muss.

Pflichten der Arztpraxis

Den Arzt treffen als Steuerpflichtigen die so genannten Mitwirkungspflichten. Dies bedeutet, dass er auf Verlangen des Prüfers Auskünfte über steuerliche Umstände erteilen sowie Aufzeichnungen, Bücher und Geschäftspapiere vorlegen muss, die erforderlichen Erläuterungen zu geben hat und dem Prüfer ermöglichen muss, auf seine EDV zuzugreifen.

Auskunftsverweigerungsrecht

Dem Arzt steht gegenüber dem Mitwirkungsverlangen des Prüfers ein steuerliches Auskunftsverweigerungsrecht über das zu, was ihm in seiner beruflichen Eigenschaft anvertraut oder bekannt geworden ist. Dieses Recht gilt auch für seine Mitarbeiter. Hierzu zählen zum Beispiel die Patientenkartei oder Arztberichte. Will der Prüfer trotzdem Auskunft, so ist ein Einspruch gegen das Auskunftsverlangen des Prüfers und ein sog. Antrag auf "Aussetzung der Vollziehung" des Auskunftsverlangens möglich. Wenn der Arzt Beschuldigter einer Steuerstraftat ist, steht ihm auch ein strafrechtliches Schweigerecht zu. Das strafrechtliche Schweigerecht umfasst alle Umstände, die den Arzt belasten könnten. Weitere Rechte und Pflichten für den Arzt ergeben sich zum Ende der Betriebsprüfung, die im Rahmen eines zweiten Teils dargestellt werden.

Checkliste Betriebsprüfung Arztpraxis

• Schriftliche Prüfungsanordnung überprüfen
• Ist eine steuerliche Selbstanzeige sinnvoll/möglich?
• Bei Selbstanzeige vorerst keine Daten-CD übergeben
• Benennung einer Auskunftsperson
• Konstruktives Prüfungsklima durch Kommunikation/Einführungsgespräch
• Schweigerecht: Arzt und Mitarbeiter (Hinweis an Mitarbeiter)
• Recht auf laufende Unterrichtung