Betriebsprüfung in der Gastronomie

Gastronomiebetriebe stehen durch die Intensität des Bargeldverkehrs quasi unter Generalverdacht der Betriebsprüfer. Die Branche gilt aus Sicht der Finanzbehörden oft per se als steuerunehrlich. Die Finanzbehörden stufen sie deshalb als Risikobranche ein. Daher müssen Gastronomen häufiger (ca. alle 3-5 Jahre) als andere Unternehmer mit einer Betriebsprüfung rechnen. Das Kassenbuch ist von besonderer Bedeutung.

In mehr als 50 Prozent der Betriebsprüfungen in der Gastronomie treten Anhaltspunkte auf, die auf eine Steuerverkürzung hindeuten. Die Prüfungen enden dabei nicht selten mit erheblichen Hinzuschätzungen und daraus resultierenden Steuernachforderungen und ggf. sogar Steuerstrafverfahren, die für einen Gastronom existenzbedrohend wirken können. Bei erheblichen oder gar wiederholten Verstößen kann sogar die Gaststättenerlaubnis entzogen werden.

Prüfungsschwerpunkte in der Gastronomie

Ordnungsgemäße Buchführung ist das A und O - Schätzung vermeiden!

Bei der Betriebsprüfung in einem Gastronomiebetrieb spielt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung eine gewichtige Rolle. Dabei wird geprüft, ob die vorhandene Buchführung überhaupt der Besteuerung zugrunde gelegt werden kann oder ob diese zu verwerfen ist. Dann kommt es teilweise zu erheblichen oder manchmal auch existenzbedrohenden Schätzungen. Betroffene Unternehmer sehen sich dann oft regelrecht „in einem falschen Film“.

Eine ordnungsgemäße Buchführung erfordert, dass sämtliche Geschäftsvorfälle laufend, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.

Kassenprüfung und Registrierkasse - Kassenbuch im Fokus!

Die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs ist in der Gastronomie von besonderer Bedeutung. Das Kassenbuch ist täglich nach der sog. retrograden Methode zu führen. Das heißt: Es wird zunächst das Ergebnis (der Kassenbestand) ermittelt und dann zurückgerechnet. Es besteht eine sog. Einzelaufzeichnungspflicht. Alle Einnahmen und Ausgaben müssen eingetragen werden. Die Belege müssen dabei das entsprechende Datum ausweisen und am Ende eines Tages müssen der errechnete Kassenbestand und der tatsächliche Bargeldbestand übereinstimmen. In der Praxis werden die Tages- und Monatsabschlüsse regelmäßig durch sog. Z-Abschläge festgehalten. Die heute benutzten PC-Kassen sind in der Regel in der Lage, alle Einzeldaten zu speichern. Alte Kassen müssen hierzu im Rahmen des technisch Möglichen aufgerüstet werden. Für sog. offene Ladenkassen gilt die o.g. Methode der Kassenbuchführung.

Hinweis LHP Rechtsanwälte Steuerberater: Es empfiehlt sich, sämtliche besonderen Vorfälle ggf. mit einer Aktennotiz oder Erläuterung zu dokumentieren, um sich bei einer späteren Prüfung an die Details erinnern zu können. So kann auch ein gewisses Vertrauen auf die Ordnungsmäßigkeit erzeugt werden.

Bereitstellung aller Daten in elektronischer Form verpflichtend

IDEA - Software zur Datenanalyse

Gastronomen sind verpflichtet, dem Betriebsprüfer alle gewünschten Daten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Mit Hilfe der sog. IDEA-Software (Interactive Data Extraction and Analysis) kann der Prüfer vor Ort die Buchhaltung auf ihre Plausibilität überprüfen und Unregelmäßigkeiten aufspüren. Die Software enthält dabei auf die Gastronomie zugeschnittene Tools, die gerade in diesem Bereich Abweichungen erkennt. Die Software prüft dabei z.B. die Vollständigkeit der Belege oder erkennt Zeiträume, in denen gar keine Belege existieren.

Hinweis LHP Rechtsanwälte Steuerberater: Die IDEA-Software ist auf dem freien Markt verfügbar, sodass vor einer Betriebsprüfung eine interne Prüfung mit der Software erfolgen kann, um die Plausibilität der Buchhaltung zu überprüfen. Für unsere Fachanwälte und Steuerberater besteht die Möglichkeit des Zugriffs und der Prüfung mit IDEA.

Prüfungsansätze und Schätzung

Eine formell ordnungsgemäße Buchführung genießt den Schutz des § 158 AO, d.h. das Finanzamt muss in diesem Fall die Buchführung zugrundelegen. In der Praxis ist eine Buchführung jedoch oft nicht perfekt. Teilweise sind nur Bruchstücke einer Buchführung vorhanden. Umso mehr hat ein Prüfer dann das Einfallstor für eine Hinzuschätzung. Dann dreht es sich oft nicht mehr um das „Ob“ sondern um das „Wie“ (die Höhe) der Schätzung. Hier stehen sich oft Welten gegenüber. Umso mehr ist es sinnvoll, frühzeitig eine Verteidigung gegen eine überhöhte Hinzuschätzung aufzubauen.

Wie geht der Prüfer vor? Um die Richtigkeitsvermutung des § 158 AO zu erschüttern suchen Betriebsprüfer gezielt nicht nur nach sachlichen Mängeln in der Buchführung, sondern vermehrt auch nach formalen Mängeln, wie die Nichteinhaltung der Ordnungsvorschriften und den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach den §§ 140 bis 147 AO.

Prüfer in der Gastronomie sind regelmäßig genau auf diesen Bereich spezialisiert. Ein abschließender Prüfungskatalog im Rahmen von Betriebsprüfungen im Gastronomiebereich existiert nicht. Dennoch lassen sich Bereiche eingrenzen, die von Prüfern im Gastronomiebereich bevorzugt ins Auge gefasst werden.

Kassen- und Einnahmebereich (insbesondere Kassenfehlbeträge)
Richtigkeit des Personaleinsatzes
Kontrolle des Einkaufs im Verhältnis zum Verbrauch
Nutzung und Einkauf ausschließlich für betriebliche Zwecke

Um die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung inhaltlich zu überprüfen, spielen bei der Betriebsprüfung in der Gastronomie insbesondere die Methoden der Verprobung und der Nachkalkulation eine bedeutende Rolle.

Erfahrungsgemäß tauchen in dem Zeitraum vor dem Jahresschluss und gegen eines Monats vermehrt Buchungen in der Kasse auf, die eine nicht ordnungsgemäße Buchführung verschleiern sollen, sodass die Betriebsprüfer auf diese Zeiträume besonders Acht legen.

Die Schätzungsbefugnis des Finanzamts

Die Finanzbehörde ist gemäß § 162 Abs. 1 AO zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen des Steuerpflichtigen befugt, wenn sie diese mangels hinreichender Angaben nicht ermitteln oder berechnen kann. Dabei darf die Finanzbehörde nach ihrem Ermessen zwischen verschiedenen Schätzungsmethoden wählen. Die Methode muss dabei so gewählt werden, dass die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen möglichst der Wirklichkeit entspricht. Diese muss dabei in sich schlüssig und wirtschaftlich vernünftige sowie mögliche Ergebnisse liefern.

Schätzungsmethoden

Viele Betriebsprüfer orientieren sich an der sog. Richtsatzsammlung. Nach Ansicht der Finanzämter und mancher Gerichte bilden Richtsatzwerte am oberen Limit die Schätzgrundlage, denn nach dieser Ansicht gelte der Grundsatz, dass der Steuerunehrliche keinesfalls durch eine Schätzung besser gestellt werden dürfe, als der Steuerehrliche. Die Richtsatzsammlung wird jedoch in Fachkreisen schon länger diskutiert und ist aktuell auch Gegenstand einer parlamentarischen Anfrage gewesen. Es bleibt abzuwarten, ob die Finanzgerichte die Richtsatzsammlung künftig kritischer sehen (vgl. die Praxishinweise unseres Rechtsanwalts Dirk Beyer in der Fachzeitschrift NWB 2018, S. 3232; auch bereits in NZWiSt 2016, S. 354).

Zahlreiche Schätzungsmethoden können in der Praxis eine Rolle spielen:

Um hier nur ein paar Namen zu nennen: Geldverkehrsrechnung, Nachkalkulation z.B. von Getränken und Speisen oder mathematische Methoden wie Zeitreihenvergleich, Chi Quadrat-Test oder Benford’s Law-Test. Wenn ein Prüfer diese Methoden anwendet, sollte geprüft werden, ob diese überhaupt im Einzelfall anwendbar ist, ob die Methode richtig angewandt wurde und welche anderen Methoden zu einem realistischeren Bild führen können.

In der Praxis hat sich bei der Schätzung von Besteuerungsgrundlagen in der Gastronomiebranche auch die sog. 30/70-Methode durchgesetzt. Diese Methode beruht auf Erfahrungswerten, nach welchem das Verhältnis der Getränke- und Speiseumsätze regelmäßig 30 zu 70 beträgt, mithin 30 Prozent der Umsätze auf Getränke und 70 Prozent der Umsätze auf Speisen entfallen.

Hinweis LHP Rechtsanwälte: Die 30/70-Methode ist eine bei den Prüfern beliebte Schätzmethode. Sie ist allerdings in vielen Fällen nicht diejenige Methode, die zur wirklichkeitsnahen Schätzung der Besteuerungsgrundlage führt. Ob die Methode tatsächlich angewendet werden darf, hängt von den Besonderheiten des jeweiligen Gastronomiebetriebs ab.

Aus Betriebsprüfungen können dabei für Gastronomen erhebliche steuerliche Konsequenzen in Form von Nachzahlungen und Zinsforderungen erwachsen. Zu beachten ist dabei, dass z.B. eine Nichterklärung von Einnahmen Auswirkungen auf die Gewinnermittlung, die Einkommenssteuerschuld, die Gewerbesteuerschuld und die Umsatzsteuerschuld bewirkt.

Abwehr von Zuschätzungen

Die Befugnis der Finanzbehörde der Schätzung dem Grunde nach legitimiert noch lange nicht die Schätzung der Höhe nach. Die Finanzbehörde muss bei der Schätzung stets darlegen, wie sie zur geschätzten Höhe im Einzelfall gelangt ist, wenn der Steuerpflichtige der Schätzung substantiierte Einwendungen entgegenhält.

Die Abwehr von Zuschätzungen durch die Finanzbehörde bereitet nicht selten erhebliche Schwierigkeiten. Das Ziel ist hierbei regelmäßig, die Unrichtigkeit der Kalkulation der Finanzbehörde z.B. durch eine Gegenkalkulation darzulegen. Unsere qualifizierten Berater setzen sich hierzu intensiv mit den Feststellungen des Betriebsprüfers auseinander, um die Schätzung auf ein erträgliches Maß zu reduzieren.

Übergang in ein Steuerstrafverfahren

Bei über 50 Prozent aller Betriebsprüfungen im Gastronomiebereich treten Anhaltspunkte auf, die eine Einleitung eines Steuerstrafverfahrens entweder schon bereits vor dem Erlass der Prüfungsanordnung oder während der laufenden Betriebsprüfung rechtfertigen.

Grundsätzlich sind das Besteuerungsverfahren und das Steuerstrafverfahren strikt voneinander zu trennen. Der Strafrichter darf also nicht die Schätzung der Finanzbehörde ungeprüft übernehmen, um den Hinterziehungsbetrag festzustellen (vgl. die Praxishinweise unseres Rechtsanwalts Dirk Beyer in NWB 2016, S. 2786). Im Strafprozess ist dabei insbesondere der „in dubio pro reo“-Grundsatz bei Nachweisproblemen zu berücksichtigen, sodass das der strafrechtliche Hinterziehungsbetrag regelmäßig unter dem der steuerlichen Schätzung liegt.

Unsere Fachanwälte für Steuerrecht waren zu einem Großteil früher selbst in der Finanzbehörde tätig und sind daher mit den Prüfungsmethoden und Strategien der Betriebsprüfer bestens vertraut.

LHP Rechtsanwälte Steuerberater zeichnen sich durch eine jahrelange Erfahrung bei der Begleitung von steuerlichen Betriebsprüfungen (insbesondere auch von Gastronomiebetrieben) aus. Das Ziel ist dabei, eine streitige Betriebsprüfung möglichst durch eine Verständigung mit der Finanzbehörde abzukürzen und so Zeit und Kosten zu sparen. Wenn eine Verständigung nicht hilft, bestreiten unsere Fachanwälte auch das Einspruchs- und Klageverfahren, um das bestmögliche Ergebnis der Betriebsprüfung zu erreichen.