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Digitale Betriebsprüfung: elektronischer Datenzugriff

Im Rahmen der Betriebsprüfung ist es üblich geworden, dass Betriebsprüfer auf die steuerlichen elektronischen Daten des Unternehmens zugreifen. LHP Rechtsanwälte bieten umfassende steuerrechtliche Beratung u.a. als Rechtsanwalt, Fachanwalt Steuerrecht, Steuerberater bei digitaler Betriebsprüfung bzw. elektronischem Datenzugriff. 

Die sogenannte elektronische Betriebsprüfung geschieht im Wege des sog. Datenzugriffs, wobei der Prüfer hier bestimmte gesetzliche Vorgaben und Grenzen beachten muss. Beispielsweise darf der Prüfer nicht nach eigenem Gutdünken sämtliche Daten der EDV durchstöbern. Es muss sich um steuerlich relevante Daten handeln, für die eine steuerliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht besteht (Umfang des Datenzugriffs). Auch die Art und Weise des Datenzugriffs ist gesetzlich geregelt. Darüber hinaus muss eine wirksame Prüfungsanordnung vorliegen, wobei der Sonderfall einer Umsatzsteuer-Nachschau (überraschende Prüfung ohne vorherige Ankündigung) zu beachten ist, die nach einer aktuellen Gesetzesänderung ebenfalls einen Datenzugriff ermöglicht.

Diese kurze Übersicht zeigt bereits, dass das Gebiet der steuerlichen Aufbewahrungspflichten und des elektronischen Datenzugriffs immer mehr zu einer Spezialmaterie wird, für die eine effektive Unterstützung durch erfahrene Steuerberater bzw. Fachanwälte für Steuerrecht empfehlenswert ist. Stichworte sind beispielsweise die GdPDU und die GoBS (vgl. Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme BStBl. I 1995, 738).

Digitale Betriebsprüfung - Überblick von LHP Rechtsanwälte

Um Unternehmen einen ersten Eindruck zu verschaffen, geben wir hier einen ersten Überblick. Dies kann selbstverständlich ein Beratungsgespräch nicht ersetzen, wobei nur dieses verbindlich sein kann, da stets die Einzelfallumstände zu beachten sind.

1. Digitale Betriebsprüfung: Datenzugriff

2. Persönlicher Geltungsbereich des Datenzugriffs

3. Digitale Betriebsprüfung: sachlicher Umfang des Datenzugriffs

4. Digitale Betriebsprüfung: Zugriffsarten

5. Ermessensentscheidung

6. Steuerlich aufzubewahrende Unterlagen

7. Steuerliche Aufbewahrungsfrist

8. Form der steuerlichen Aufbewahrung

Fazit: Elektronischer Datenzugriff und digitale Betriebsprüfung

Der elektronische Datenzugriff ist auch in seinen steuerlichen Konsequenzen zu wichtig und unübersichtlich, als dass in diesem Punkt allein dem Finanzamt das „Spielfeld“ überlassen werden sollte. Erfahrene Steuerberater sowie Rechtsanwälte für Steuerrecht können auch hier das Unternehmen beraten und verteidigen. Die Weichen werden bei einer Betriebsprüfung insbesondere am Anfang gestellt, wobei das Vorgehen der Betriebsprüfung stets einer Rechtmäßigkeitskontrolle unterzogen werden sollte. Es ist eine Frage der Strategie im Einzelfall, ob und in welcher Weise etwaige Fehler seitens der Betriebsprüfung geltend gemacht werden. Bereits eine Erstberatung durch Steuerberater bzw. Fachanwälte für Steuerrecht kann Aufschluss darüber geben, ob und inwiefern sich eine vertiefte Beratung bzw. Verteidigung lohnt.

Möglichkeiten der Beratung Ihres Unternehmens bei digitaler Betriebsprüfung

Bereits unabhängig von einer etwaigen Prüfungsanordnung sollte jedes Unternehmen seine Daten „im Griff haben“, d.h. steuerlich relevante und steuerlich nicht relevante Daten sind stets nachvollziehbar getrennt zu speichern. Dokumentenmanagementsysteme und Such- und Filterfunktionen sind auf ihre Übereinstimmung mit den Regelungen betreffend den elektronischen Datenzugriff (GdPDU, GoBS) zu überprüfen. Diese Aufgabe können mit der Betriebsprüfung vertraute Steuerberater bzw. Fachanwälte für Steuerrecht übernehmen. Wirtschaftsprüfer bieten einen Check des vorhandenen Systems an und wenden hierzu die Originalsoftware an, die auch die Betriebsprüfung einsetzt (Programm IDEA).

  • Vor einer Prüfungsanordnung besteht u.U. die Möglichkeit einer steuerlichen Selbstanzeige, die auf Wunsch von einem Experten ausgelotet werden kann.
  • Ist die Prüfungsanordnung zugegangen und beginnt die Betriebsprüfung, so sollte spätestens dann eine Strategie und ein Konzept für den Umgang mit der Betriebsprüfung erarbeitet worden sein.
  • Während der Betriebsprüfung stehen Steuerberater bzw. Fachanwälte für Steuerrecht dem Unternehmen zu Seite und prüfen ggf. einzelne Maßnahmen der Betriebsprüfung. Die gesamte Kommunikation kann je nach Bedarf über diese Berater laufen, so dass das Unternehmen entlastet wird.
  • Nicht zuletzt ist die Schlussbesprechung sorgfältig vorzubereiten und effektiv durchzuführen. Spätestens dann sollten etwaige Verwertungsverbote wegen Nichteinhaltung der Regeln des elektronischen Datenzugriffs thematisiert werden.
  • Auch in Einspruchs- und Klageverfahren werden Steuerberater bzw. Fachanwälte für Steuerrecht für das Unternehmen tätig.
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