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Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Steuerberatung und Rechtsberatung zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung: LHP Rechtsanwälte begleiten Mandanten als Fachanwalt für Steuerrecht und Steuerberater bei Prüfungen durch das Finanzamt.

Umsatzsteuer-Sonderprüfungen kommen öfters schnell und es ist daher wichtig, dass das Unternehmen bzw. sein Berater dann schnell und überzeugend reagieren kann. Hierzu sollte der Unternehmer wissen, wie eine solche Prüfung abläuft. Es gibt wichtige Unterschiede zu den üblichen Außenprüfungen (Betriebsprüfungen), welche meist 3 volle Kalenderjahre betreffen. Lesen Sie hier wichtige Hinweise aus der Praxis. Im Einzelfall geben die Steueranwälte von LHP Hilfe, da hier aus Platzgründen nicht alle Besonderheiten dargestellt werden können.

Was ist eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung ist eine besondere Form der regulären Betriebsprüfung (Außenprüfung). Im Gegensatz zu einer solchen Betriebsprüfung wird sie eher kurzfristig angemeldet. Hierzu meldet sich der Prüfer entweder telefonisch oder per Brief (beim Unternehmen bzw. seinem Berater).

Geprüft werden umsatzsteuerliche Sachverhalte, also z.B. die Geltendmachung von Vorsteuern oder die Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen. Aufgrund der EU-weiten Regelung der Umsatzsteuer wird der Prüfer auch den Auslandsbezug im Blick haben. Hier prüft der Unternehmer nicht nur das Unternehmen in Deutschland, sondern kann z.B. Kontrollmitteilungen an die Finanzbehörden im EU-Ausland versenden, welche für Geschäftspartner zuständig sind. Umgekehrt können auch Kontrollmitteilungen aus dem Ausland drohen.

Im Gegensatz dazu findet Umsatzsteuer-Nachschau gem. § 27 UStG ohne Ankündigung statt. Dieses betrifft meist nur gezielt ausgewählter einzelne Punkte und wird insbesondere durchgeführt, wenn das Finanzamt dem Unternehmen nicht traut.

Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung hat eine besondere Bedeutung für Unternehmen. Denn macht der Unternehmer Vorsteuern gelten, die durch das Finanzamt in Frage gestellt werden, wird es die Zustimmung zu einer etwaigen Erstattung von der vorherigen Prüfung abhängig machen. Die Dauer einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung kann daher im Einzelfall die wirtschaftliche Lage des Unternehmens beeinträchtigen. Dies gilt natürlich auch für die o.g. Umsatzsteuer-Nachschau.

Hinweis: Abweichungen bei Abgabe der Steuererklärung begründen

Aus der Praxis wissen die Steueranwälte von LHP Rechtsanwälte, dass bereits bei Abgabe der Steuererklärung in der Anlage geeignete Dokumente und ggf. rechtliche Begründungen beigefügt werden sollten, wenn sich Diskussionen mit dem Finanzamt ergeben könnten. Wird von einer Ansicht der Finanzverwaltung bei Abgabe einer Steuererklärung abgewichen, empfiehlt sich erst recht ein Begleitschreiben zur Offenlegung dieser Abweichung. In der Praxis kann sonst im Einzelfall nach Ansicht der Verwaltung die Einleitung eines Steuerstrafverfahrens drohen. Unsere Steueranwälte kennen hinreichend Fälle, in denen sie nachträglich für den Mandanten wieder einen „Deckel“ für diese Verfahren finden mussten.

Wie läuft eine Umsatzsteuer-Prüfung ab? 

  • Für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung gelten die Sonderreglungen gem. §§ 5 bis 12, 20 bis 24, 29 und 30 der Betriebsprüfungsordnung (BpO). Hierbei handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung für die Betriebsprüfer.
  • Wenn ein Unternehmer verschiedene Betriebe hat, wird das Finanzamt zuständig sein, wo sich der Schwerpunkt seiner Tätigkeit befindet. Umsatzsteuerrechtlich zählen alle Betriebe zum Unternehmen des Unternehmers, so dass diese insofern als Einheit (also ein Unternehmen) zu sehen sind.
  • Die Prüfung betrifft meist nicht ganze Jahre, sondern einzelne Voranmeldungszeiträume und/oder einzelne Sachverhalte.
  • Geprüft wird oft in den Geschäftsräumen des Unternehmens. Wenn sich die maßgeblichen Unterlagen jedoch z.B. beim Steuerberater befinden, macht eine Prüfung dort Sinn. Es sollte dann eine Vereinbarung zur Prüfung in der Kanzlei versucht werden.
  • Bereits während der Prüfung sollte der Steueranwalt Kontakt zum Prüfer halten, um bereits dann möglichst alle Unklarheiten zu besprechen. Die Steueranwälte von LHP arbeiten in der Praxis oft im Team mit dem laufenden Steuerberater des Unternehmens.
  • Zum Abschluss der Prüfung findet eine Schlussbesprechung statt, wo der Steueranwalt nochmals alle Argumente mit dem Prüfer austauschen kann. Hier sollte nochmals auf die Sachverhalte und Besonderheiten im Einzelfall hingewiesen werden.
  • Ergeben sich nach Abschluss der Prüfung Änderungen, so ergehen sog. Änderungsbescheide. Der Vorbehalt der Nachprüfung muss durch das Finanzamt aufgehoben werden, wenn die Prüfung ausnahmsweise das gesamte Jahr betraf und nicht auf bestimmte Sachverhalte beschränkt war.
  • Es kann ggf. eine Kontrollmitteilung an das Finanzamt für Einkommensteuer bzw. Körperschaftsteuer erfolgen. 

Wann droht eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung?

Unsere Steueranwälte kennen aus der Praxis die Fälle, in denen eine Prüfung droht. Diese kann besonders in folgenden Fällen folgen, wenn das Finanzamt die Fragen nicht vom Schreibtisch aus klären kann:

1. Wenn das Unternehmen hohe Vorsteuerabzüge geltend macht:

  • Bei für das Unternehmen ungewöhnlich hohen Vorsteuern
  • Leistungsbezüge, die für die jeweilige Branche oder Unternehmensgröße untypisch sind
  • Vorsteueraufteilung (z.B. bei Gebäuden, Grundstücken)
  • Rechnungen von sog. (behaupteten) Scheinfirmen, Briefkastenfirmen

2. Wenn Berichtigungsbedarf bei der Vorsteuer bestehen könnte:

Unternehmer sollten z.B. Nutzungsänderungen bei Gebäuden im Blick behalten (z.B. Verwendungsschlüsse, höherer Anteil der privaten Nutzung). Hier kann sich die Pflicht zu Anpassung der geltend zu machenden Vorsteuer ergeben.

3. Existenzgründer-Fälle und Neugründungen von Gesellschaften:

In der Praxis zeigte sich in manchen Fällen, dass unsere Steueranwälte bei Existenzgründern das Finanzamt von der tatsächlichen Existenz des Mandanten und seiner Unternehmereigenschaft überzeugen mussten. In manchen Fällen stellt das Finanzamt diese z.B. aufgrund von Eintragungen in Datenbanken der Finanzverwaltung oder aufgrund von Kontrollmitteilungen in Frage und vergibt erst einmal keine Steuernummer. Dann entsteht für den Unternehmer eine Hängepartie, weil er die Nummer für seine Rechnungen benötigt. Notfalls empfehlen wir, beim Finanzamt entsprechende Rechtsbehelfe (z.B. Einspruch) einzulegen, wenn die Steuernummer versagt wird.

4. Buchführung:

Betroffen sind z.B. Branchen der Bargeldbranche. Hier wird z.B. die Abgrenzung der zutreffenden Steuersätze (7% oder 19%) geprüft.

5. Innergemeinschaftlicher Erwerb:

Insofern prüft das Finanzamt z.B. den Abgleich der Jahreserklärung für die Umsatzsteuer mit den gemeldeten Lieferungen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten. Hier können sich Differenzen ergeben, z.B. wenn Geschäftspartner in der EU keine Mitteilungen (sog. zusammenfassende Mitteilungen) vornehmen oder umgekehrt bestimmte Umsätze nicht in der Jahreserklärung erfasst werden.

6. Sonstige Inanspruchnahme von Steuerbefreiungen:

Innergemeinschaftliche Lieferungen gem. § 4 Nr. 1 bis 7 UStG können geprüft werden. Auch hier wird ein Abgleich mit der zusammenfassenden Meldung (ZM) vorgenommen. Bei Arztpraxen stellt sich im Einzelfall die Frage, welche Leistungen umsatzsteuerbefreit sind. Insofern gibt es laufend neue Rechtsprechung, die berücksichtigt werden muss. Weitere Steuerbefreiungen gem. § 4 Nr. 8 ff. UStG können streitig werden.

Hinweis: Bereits bei Abgabe der Steuererklärung sollte für eine hinreichende Dokumentation und Prüfung der Rechtslage gesorgt sein. Dies besonders dann, wenn die Steuerbefreiung einmal streitig werden könnte. Ggf. können bereits der Steuererklärung geeignete Anlagen beigefügt werden.

7. Richtiger Leistungsort:

Der Prüfer wird besonders bei innergemeinschaftlichen Beförderungen von Gegenständen oder Vermittlungsumsätzen prüfen, ob sich der Leistungsort in Deutschland befindet. Sollte der Leistungsort zutreffend im Ausland liegen, kann der Prüfer eine Kontrollmitteilung für das ausländische Finanzamt versenden. Der Geschäftspartner kann hierdurch überprüft werden.

8. Zeitgerechte Besteuerung der Umsätze

Praxisfragen ergeben sich z.B. immer wieder bei Abschlagszahlungen oder teilfertigen Leistungen. Hier ist zu beachten, dass der Zeitpunkt der Besteuerung bereits zeitlich vorverlegt ist.

Praktische Hinweise zur Umsatzsteuer-Sonderprüfung

Bei der Vorbereitung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung sollte ein Unternehmen neben seinen Pflichten auch seine Rechte kennen. Auch ist ein überzeugender Umgang mit dem Finanzamt geboten. Nur so kann das Unternehmen vorbeugen, dass aus einer „kleinen Mücke“ zu Unrecht ein „großer Elefant“ wird, der erst in einem langwierigen Einspruchs- oder finanzgerichtlichen Verfahren wieder geklärt wird. Hier bietet sich eine Erstberatung an. Steueranwälte von LHP haben aus der Praxis die Erfahrung, gemeinsam mit dem Unternehmen (und ggf. seinem Steuerberater) eine Prüfung vorzubereiten und effektiv zu begleiten.

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