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Lohnsteuer-Nachschau

Praktische Hinweise und Rechtsberatung zur Lohnsteuer-Nachschau: LHP Rechtsanwälte unterstützen und begleiten Mandanten bei Prüfungen durch das Finanzamt.

Die Umsatzsteuer-Nachschau ist in der Praxis als Prüfungsmethode des Finanzamtes bereits vielfach bekannt. Noch neu ist die Lohnsteuer-Nachschau als weitere Prüfungsart. Unternehmer und Berater sollten die Besonderheiten dieser neuen Prüfungsmethode kennen. Hat der Unternehmer Sorge, dass die Prüfung nicht reibungslos ablaufen könnte, kann der fachkundige Rat von Steueranwälten helfen. Die Steueranwälte von LHP begleiten Unternehmen in Prüfungssituationen und arbeiten bei Bedarf auch im Team mit dem laufenden Steuerberater des Unternehmens.

Was ist eine Lohnsteuer-Nachschau?

Es handelt sich um eine steuerliche Prüfungsmethode des Finanzamtes. Rechtsgrundlage ist § 42 g EStG. Die Prüfung dient Lohnsteuer-Außenprüfern dazu, die lohnsteuerrechtlichen Verhältnisse bei Unternehmen als Arbeitgebern zu prüfen.

Wie die Umsatzsteuer-Nachschau geschieht auch hier die Prüfung ohne Vorankündigung! Anders als bei einer Außenprüfung (Betriebsprüfung) wird zuvor keine Prüfungsanordnung übersandt und das Unternehmen oder der Berater nicht vorab informiert.

Praxisbeispiele: Der Lohnsteuer-Außenprüfer schaut sich den Gewerbebetrieb während der Öffnungszeiten an, indem er z.B. die Bäckerei oder das Restaurant betritt. Der Bundesfinanzhof (BFH) musste sich bereits mit Prüfungen im sog. Rotlichtbereich beschäftigen.

Hinweis: Lohnsteuerprüfung - Sozialversicherungsprüfung

Oft kommt eine Behörde nicht allein! Wenn die Sozialversicherungsträger die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen prüfen oder umgekehrt das Finanzamt Lohnsteuer prüft, wird oft auch die andere Behörde eingeschaltet. Hier sollten die Besonderheiten beider Prüfungen in der Praxis beachtet werden. Eine effektive Strategie muss von Anfang an entwickelt werden, um unberechtigte Ausweitungen und Verdächtigungen zu vermeiden oder frühzeitig vom Tisch zu räumen.

Bei welchen Personen/Unternehmen kann eine Umsatzsteuer-Nachschau durchgeführt werden?

Die Prüfung kann bei allen Personen/Unternehmen erfolgen, die Arbeitgeber sind oder bei denen erst festgestellt werden soll, ob sie Arbeitgeber sind. Geprüft wird somit:

  • ob der Steuerpflichtige Arbeitgeber ist (§ 1 1 Abs. 2 Lohnsteuer-Durchführungsverordnung, LStDV),
  • welche für den Steuerpflichtigen tätigen Personen als Arbeitnehmer zu werten sind, Anzahl der Arbeitnehmer, Höhe der Löhne,
  • ob alle lohnsteuerrechtlichen Sachverhalte zutreffend und zeitgerecht der Lohnsteuer unterworfen wurden (z.B. Sachbezüge, Geburtstagsfeiern etc.)

Hinweis: Rechtsberatung beugt Missbrauch vor

Wir Steueranwälte achten darauf, dass die Prüfung nur für die zulässigen Zwecke erfolgen darf. Z.B. darf eine Lohnsteuer-Nachschau nicht dazu dienen, die individuellen Verhältnisse der Arbeitnehmer auszuforschen.

Besondere Prüfungsanlässe

Eine Prüfung droht besonders bei

  • Existenzgründung,
  • wenn bereits die Finanzkontrolle Schwarzarbeit die sozialversicherungsrechtlichen Sachverhalte prüft (Parallelprüfung bzw. der Lohnsteuer-Außenprüfer begleitet dann die Finanzkontrolle Schwarzarbeit),
  • bei einer Diskussion mit dem Finanzamt, ob lohnsteuerrechtliche Betriebsstätten bestehen,
  • bei Kontrollmitteilungen oder anonymen Anzeigen (besonders im Taxigewerbe, in der Gastronomie und allen Gewerbebereichen, in welchen hoher Konkurrenzdruck besteht oder unzufriedenes ehemaliges Personal Druck macht)

Wie läuft die Prüfung ab?

Zuständig ist das Betriebsstätten-Finanzamt. Personell wird die Prüfung durch Lohnsteuer-Außenprüfer durchgeführt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erscheint im Unternehmen zu den üblichen Öffnungszeiten ohne Vorankündigung.

Hinweis: Prüfer wird Zutritt verweigert

Die Üblichkeit der Öffnungszeiten richtet sich nach dem Einzelfall. Gastronomie-Betriebe oder der sog. Rotlicht-Bereich haben auch „unchristliche“ Öffnungszeiten. Wenn dem Prüfer kein Einlass gewährt wird, ist in der Praxis oft mit dem „Hausbesuch“ durch die Steuerfahndung zu rechnen. Zudem erkennt der Unternehmer den Prüfer zunächst nicht, weil er zu den üblichen Öffnungszeiten wie andere Kunden erscheint. Erst dann weist er sich aus. Diese Ausweisung muss nach unserer Ansicht jedoch zeitnah geschehen.

Hinweis: Durchsuchung bei Lohnsteuer-Nachschau nicht gestattet

Der Prüfer darf das Unternehmen nicht durchsuchen. Zulässig ist allein, dass er die Sachverhalte zur Kenntnis nimmt, die er beobachten kann. Er darf sich also nur Unterlagen und Verhältnisse anschauen, die frei sichtbar sind. Er darf also keine Schubladen öffnen oder Schränke gar aufbrechen. Diese Befugnisse hätte im Extremfall nur die Steuerfahndung mit einem richterlichen Durchsuchungsbeschluss. Wenn es im Ausnahmefall Diskussionen über die Befugnisse des Prüfers geben sollte, kann ein Steueranwalt die Situation klären (notfalls durch ein schnelles Telefonat mit dem Prüfer oder dessen Vorgesetzten).

Umstritten ist, welche Räume der Prüfer konkret betreten darf. In der Praxis diskutieren wir z.B. immer wieder, ob das Betretungsrecht auch Wohnräume betrifft, wenn es sich um gemischt genutzte Räume handelt oder wenn vom Wohnraum das Arbeitszimmer zu erreichen ist. Hier machen wir notfalls auch Verwertungsverbote geltend, wenn der Prüfer Grenzen überschreiten (wobei diese im Einzelfall zu prüfen sind).

Hinweis: Zur Frage der Anfertigung von Fotos durch den Prüfer

Aktueller Streitpunkt kann auch die Anfertigung von Fotos durch den Prüfer sein. Nach unserer Ansicht ist dies aus verschiedenen Gründen im Grundsatz unzulässig (Betriebsgeheimnisse, oder es gibt mildere Mittel wie z.B. ein Zeugenbericht statt ein Foto). Unzulässig ist es auf jeden Fall, wenn der Mandant fotografiert würde. Hier gilt das Persönlichkeitsrecht. Insofern möchten wir auch darauf hinweisen, dass unser Partner RA/StB Ingo Heuel und unser Rechtsanwalt Dirk Beyer (früher Sachgebietsleiter Steuerfahndung) zum Thema Fotografieren durch die Ermittlungsbehörden einen Zeitschriftenbeitrag veröffentlicht haben.

Während der Prüfung muss der Unternehmer (Arbeitgeber) mitwirken, also auf Anforderung die für die Lohnsteuerprüfung erforderlichen Unterlagen vorlegen. Er ist jedoch nicht verpflichtet, den sog. elektronischen Datenzugriff zu dulden (bzw. eine CD mit den elektronische Daten zu übegeben). Diese Pflicht besteht nur in einer regulären Außenprüfung (Betriebsprüfung) oder in gleichgestellten Prüfungen.

Hinweis: Recht auf Datenzugriff bei Lohnsteuer-Außenprüfung

Weigert sich jedoch der Arbeitgeber, den elektronischen Datenzugriff zu dulden, wird der Prüfer in der Praxis zur sog. Lohnsteuer-Außenprüfung übergehen. Dann steht ihm das Recht auf Datenzugriff sofort zu.

Eine Schlussbesprechung wie bei einer regulären Betriebsprüfung erfolgt nicht. Trotzdem hat der Arbeitgeber Anspruch auf rechtliches Gehör. In der Praxis nehmen wir Steueranwälte entweder nach Klärung des Sachverhalts mit dem Mandanten telefonisch Kontakt mit dem Prüfer auf. Bei Bedarf legen wie die Argumentation zugunsten des Mandanten dann auch schriftlich gegenüber dem Prüfer dar. Dies kann im Einzelfall erforderlich werden, um ein Einspruchsverfahren möglichst zu vermeiden.

Die Ergebnisse der Lohnsteuer-Nachschau können gegenüber dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer verwendet werden:

  • Gegenüber dem Arbeitgeber sind Änderungen der Lohnsteuer-Anmeldungen oder ein Lohnsteuer-Haftungs- oder –Nachforderungsbescheid zulässig
  • Ein Arbeitnehmer kann gem. § 42d Abs. 3 EStG in Anspruch genommen werden.

Hinweis: Lohnsteuer-Nachschau ist kein Außenprüfung

Gegen Änderungsbescheide oder sonstige Bescheide kann Einspruch eingelegt werden, wobei die Einspruchsfrist von einem Monat (bei fehlender Rechtsbehelfsbelehrung: 1 Jahr) beachtet werden muss. Ergehen Änderungsbescheide, so ist muss der Vorbehalt der Nachprüfung nicht aufgehoben werden. Denn die Lohnsteuer-Nachschau ist keine Außenprüfung i.S.d. § 164 Abs. 2 Satz 3 Abgabenordnung (AO).

Hinweis: Zur Selbstanzeige wegen Steuerhinterziehung

Bei Beendigung der Lohnsteuer-Nachschau ist die Selbstanzeige gem. § 371 AO wegen Steuerhinterziehung nicht mehr gesperrt (wenn keine anderen Sperrgründe eingreifen). Für den Zeitraum der Lohnsteuer-Nachschau besteht diese Sperre. Dies gilt nach der Neuregelung jedenfalls für Selbstanzeigen ab 1.1.2015. Ungeklärt ist, ob die Sperre nur eingreift, wenn sich der Prüfer ordnungsgemäß ausgewiesen hat. Wir Steueranwälte vertreten hier eine andere Ansicht als die Ermittlungsbehörden.

Bei Bedarf wird der Prüfer die Finanzkontrolle Schwarzarbeit mittels einer Kontrollmitteilung über seine Feststellungen informieren. Kommt es gar zu einem Strafverfahren wegen Lohnsteuer und/oder Vorenthaltens von Arbeitsentgelt, so entscheidet i.d.R. die Staatsanwaltschaft, ob Anklage erhoben wird. Wir Steueranwälte stellen eine gleichzeitige Vertretung in diesen (Steuer-)Strafverfahren sicher.

Übergang Lohnsteuer-Nachschau zur „normalen“ Lohnsteuer-Außenprüfung

Bei bestimmten Anlässen darf der Lohnsteuer-Sonderprüfung die Prüfungsart wechseln. Hierzu geht er von der Lohnsteuer-Nachschau zur regulären Lohnsteuer-Außenprüfung (meist sogar noch vor Ort) über.

Hinweis: Rechtsberatung bei Übergang zur Außenprüfung anzuraten

Wir Steueranwälte achten hierbei immer darauf, dass in diesen Fällen die gleichen Voraussetzungen vorliegen müssen wir bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung, die von Anfang an als solche begonnen wurde. Somit müssen auch die Voraussetzungen einer Prüfungsanordnung bestehen.

Typische Fälle des Übergangs können sein:

  • Der Prüfer stellt erhebliche lohnsteuerrechtliche Fehler fest, so dass weiterer Prüfungsbedarf besteht;
  • wenn keine abschließende Prüfung im Wege der Lohnsteuer-Nachschau möglich ist (z.B. weil der elektronische Datenzugriff nicht gewährt wird);
  • falls der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflichten nicht erfüllt.

Der Prüfer muss den Übergang schriftlich dokumentieren, damit der Arbeitgeber weiß, dass nun die Lohnsteuer-Nachschau beendet ist und eine neue Pflichtensituation durch die Lohsteuer-Außenprüfung begonnen hat.

Mehr Sicherheit durch Erstberatung

Bei Sorgen im Zusammenhang mit Prüfungen wie einer Lohnsteuer-Nachschau bietet sich zunächst eine Erstberatung an. Hier können Handlungsoptionen und Risikofelder ausgelotet werden. Die Parallelprüfung durch die Hauptzollämter/Finanzkontrolle Schwarzarbeit und die sonstigen Rentenversicherungsträger sollte in die Überlegungen einbezogen werden. In Extremfällen können gar Strafverfahren drohen. Auch hier sollte frühzeitig eine Lösung gefunden werden. Die Steueranwälte von LHP weisen ihre Praxiserfahrung im Bereich Lohnsteuerprüfung/Betriebsprüfung gerne in einem Gespräch nach.

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